Bristen på dialog leder till att upphandlingsunderlagen innehåller onödiga, olämpliga och olagliga krav. Detta kan undvikas genom ökad dialog innan upphandlingarna annonseras.
Det framgår i inledningen (beaktandesatserna) i samtliga upphandlingsdirektiv att en ”teknisk dialog” får hållas innan upphandlingen inleds. Den upphandlande myndigheten får söka eller godta råd som kan användas när specifikationerna utarbetas, under förutsättning att råden inte hindrar konkurrensen.
EU-domstolen har konstaterat att upphandlingsreglerna i princip blir tillämpliga först när man bestämmer upphandlingsförfarande (öppet/selektivt/förhandlat förfarande).
Det är ingen risk att dialogen hindrar konkurrensen så länge syftet med dialogen är att förbättra upphandlingsunderlagen och få in fler anbud. EU-domstolen har konstaterat att man inte i lag får förbjuda leverantörer som hjälpt till med förberedelser att lämna anbud.
Det är viktigt att ge alla potentiella leverantörer samma relevanta information. Det kan man åstadkomma genom att publicera protokoll med relevanta anteckningar från dialogmötena. Ofta räcker det dock att ge tillräcklig tid för att lämna anbud och att all relevant information framgår i upphandlingsunderlagen.
Det finns olika sätt att skapa dialog. En metod är att hålla dialogmöten inför kommande upphandlingar där leverantörer kan ge synpunkter på tänkta krav och villkor, samt lyfta goda exempel från andra upphandlingar. Leverantörerna kan bidra med att få bort onödiga och kostnadsdrivande krav och villkor, vilket leder till fler och bättre anbud.
En annan form är att annonsera preliminära upphandlingsunderlag före den lagstadgade annonseringstiden. Det kan vara ett effektivt sätt att få bort onödiga, olämpliga och olagliga krav. Upphandlarna kan undvika att ändringar måste göras under anbudstiden, där väsentliga förändringar av förfrågningsunderlagen leder till att upphandlingen måste avbrytas och göras om.
En tredje form är branschråd där upphandlare/beställare och leverantörer diskuterar generella upphandlingsfrågor för att skapa bättre affärsupplägg i kommande upphandlingar. Vår erfarenhet är att parterna har mycket att lära av varandra.
Mer dialog ger bättre resultat i offentliga upphandlingar. Förtroendet ökar mellan parterna, då öppenhet skingrar misstankar. Det blir färre ändringar i förfrågningsunderlag under annonseringstiden och upphandlarna undviker problemen kring väsentliga förändringar. Resultatet blir färre överprövningar och bättre affärer.
Tid för dialog förutsätter tidiga signaler om upphandling till den ansvariga upphandlaren. Några upphandlande myndigheter har valt att placera upphandlingschefen i ledningsgruppen. Det anser vi vara en god idé, bland annat då det ger tidig kännedom om kommande projekt som kommer att behöva upphandlas.
Det är de upphandlande myndigheterna som har ansvaret för en ökad dialog. Bjud in till dialog, så kommer leverantörerna att göra sin del för att förbättra affärerna. Det gagnar alla.
Ted Ekman
näringspolitisk expert på offentlig upphandling,
Almega
Det framgår i inledningen (beaktandesatserna) i samtliga upphandlingsdirektiv att en ”teknisk dialog” får hållas innan upphandlingen inleds. Den upphandlande myndigheten får söka eller godta råd som kan användas när specifikationerna utarbetas, under förutsättning att råden inte hindrar konkurrensen.
EU-domstolen har konstaterat att upphandlingsreglerna i princip blir tillämpliga först när man bestämmer upphandlingsförfarande (öppet/selektivt/förhandlat förfarande).
Det är ingen risk att dialogen hindrar konkurrensen så länge syftet med dialogen är att förbättra upphandlingsunderlagen och få in fler anbud. EU-domstolen har konstaterat att man inte i lag får förbjuda leverantörer som hjälpt till med förberedelser att lämna anbud.
Det är viktigt att ge alla potentiella leverantörer samma relevanta information. Det kan man åstadkomma genom att publicera protokoll med relevanta anteckningar från dialogmötena. Ofta räcker det dock att ge tillräcklig tid för att lämna anbud och att all relevant information framgår i upphandlingsunderlagen.
Det finns olika sätt att skapa dialog. En metod är att hålla dialogmöten inför kommande upphandlingar där leverantörer kan ge synpunkter på tänkta krav och villkor, samt lyfta goda exempel från andra upphandlingar. Leverantörerna kan bidra med att få bort onödiga och kostnadsdrivande krav och villkor, vilket leder till fler och bättre anbud.
En annan form är att annonsera preliminära upphandlingsunderlag före den lagstadgade annonseringstiden. Det kan vara ett effektivt sätt att få bort onödiga, olämpliga och olagliga krav. Upphandlarna kan undvika att ändringar måste göras under anbudstiden, där väsentliga förändringar av förfrågningsunderlagen leder till att upphandlingen måste avbrytas och göras om.
En tredje form är branschråd där upphandlare/beställare och leverantörer diskuterar generella upphandlingsfrågor för att skapa bättre affärsupplägg i kommande upphandlingar. Vår erfarenhet är att parterna har mycket att lära av varandra.
Mer dialog ger bättre resultat i offentliga upphandlingar. Förtroendet ökar mellan parterna, då öppenhet skingrar misstankar. Det blir färre ändringar i förfrågningsunderlag under annonseringstiden och upphandlarna undviker problemen kring väsentliga förändringar. Resultatet blir färre överprövningar och bättre affärer.
Tid för dialog förutsätter tidiga signaler om upphandling till den ansvariga upphandlaren. Några upphandlande myndigheter har valt att placera upphandlingschefen i ledningsgruppen. Det anser vi vara en god idé, bland annat då det ger tidig kännedom om kommande projekt som kommer att behöva upphandlas.
Det är de upphandlande myndigheterna som har ansvaret för en ökad dialog. Bjud in till dialog, så kommer leverantörerna att göra sin del för att förbättra affärerna. Det gagnar alla.
Ted Ekman
näringspolitisk expert på offentlig upphandling,
Almega
