Vi lever i informationssamhället sägs det. Och det är nog sant på många sätt. Vi är ständigt uppkopplade. Det är webbredaktörer på snart sagt varje arbetsplats och varje litet företag. Mobiltelefoner finns numera i nästan var mans och kvinnas hand oberoende av var man befinner sig för tillfället. Ja, till och med bakom ratten inte bara svarar man om någon ringer, man ringer själv och, tycks det av en lika ovanlig som talande (sic!) aktuell beställning från riksdagen till regeringen, man sänder SMS.
Men betyder det att vi har blivit bättre på att kommunicera och informera? Ja, det är väl inte alldeles säkert. Informera har vi nog blivit bättre på men kommunikation förutsätter till skillnad från information en dubbelriktad aktivitet. Att kommunicera bör därmed betyda att minst två parter är både sändare och mottagare av budskap.
Kanske kan man också ställa kravet på kommunikation att de i meningsutbytet eller dialogen – detta vackra ord – deltagande parterna sedan kommunikationen avslutats har inhämtat något som kan beskrivas som ökat vetande, större förståelse eller var för inte till och med insikt i något som tidigare har varit förborgat.
Men kan vi trovärdigt säga att när vi numera ständigt i teknisk mening kommunicerar så har en mängd problem i vardagen upphört att vara problem? För att det ska vara sant måste vi nog inte bara bli tydligare. Jag tror att vi också behöver övervinna en del svårigheter som har att göra med kulturella och andra erfarenheter och en del spratt som det svenska språkets ordfattigdom orsakar.
Så det är svårt med kommunikation.
Många nickar säkert instämmande. Låt mig berätta en episod ur mitt liv som illustrerar lite av det jag menar. Vid ett tillfälle när jag arbetade i Försvarsmakten fick jag ett telefonsamtal från en medarbetare: ”P4 har ringt och ställer några frågor.” Jag bad att få kolla upp en del uppgifter och sedan ringa tillbaka. Det var en medarbetare till mig som fått samtalet och nu ville han stämma av med mig innan han ringde tillbaka.
Det var föredömligt korrekt hanterat var min första tanke. Sedan gick vi igenom svaren han skulle lämna. Vi lade på och en kollega kom förbi – en officer och inte civilanställd som jag. Jag berättade vad som var på gång och sa sedan lätt orolig ”vart ska det här ta vägen nu, P4 är på jakt efter något”. Min kollega lutade sig tillbaka och log brett. ”Lisbeth, P4 är ett förband som ligger i Skövde”. Jag som inte hade tänkt på något annat än radiokanalen P4 och deras förmodade nyhetsredaktion. Mina tidigare erfarenheter styrde mig helt till radion. Som ny i Försvarsmakten hade jag inte en tanke på förbandsverksamheten.
Ja, det är lätt att missförstå varandra. Hur många missförstånd uppstår inte via alltför kortfattade mail och SMS. Här har jag vid ett annat tillfälle råkat ut för att en i mitt tycke skämtsam kommentar uppfattades helt fel. Det tog ett par veckor att reda ut missförståndet. Jag hade ju inte ens förstått att och ännu mindre varför en medarbetar var fly f-d på mig vilket gjorde att det tog extra långtid att reda upp missförståndet. Mail och SMS är givetvis alldeles utmärkta kommunikationsverktyg men risken för missförstånd är uppenbar.
Samtal gör mycket för att vi skall förstå varandra. Nyligen hade jag en genomgång med en leverantör som inte tagit hem ett anbud. Vad skall jag tänka på nästa gång jag lämnar anbud var hans fråga till mig? Vi satte oss ner och gick igenom hans anbud, han tackade och gick. Strax efter kom ett mail där han återigen tackade för att jag tagit mig tid och gett honom svar på hans funderingar. Trevligt!
Vi upphandlare jobbar efter ett regelverk där det oftast inte är tillåtet att förhandla, dvs. att prata med varandra. Det är det skrivna ordet som skall gälla. Det säger sig självt att det lätt blir missförstånd. Jag har nyligen hjälpt familjemedlemmar att lämna anbud och då insett hur svårt och krångligt det kan upplevas för företagare. Vi tycker att vi är kristallklara i våra förfrågningsunderlag, men så är det nog inte alltid, tyvärr. Jag inser givetvis att anbud inte kan lämnas muntligt men vi borde ägna mer kraft åt kommunikation, dvs. ett dubbelriktat flöde av information.
Det är inte lätt att vara leverantör och läsa förfrågningsunderlagen och det är inte alltid så lätt att som upphandlare förstå vad som står i anbuden. En bit på vägen kan då vara att tillåta förhandlingar vid fler tillfällen än idag. ”Jag såg dig i land häromdagen”, sa en väninna till mig nyligen. ”Vad då”, svarade jag, ”jag har väl inte varit till sjöss?” ”Nej, men i tidningen Land förstås”, sa väninnan. Tablå!
Lisbeth Johnson
Upphandlingschef i Halmstads kommun
och ordförande i SOI
Men betyder det att vi har blivit bättre på att kommunicera och informera? Ja, det är väl inte alldeles säkert. Informera har vi nog blivit bättre på men kommunikation förutsätter till skillnad från information en dubbelriktad aktivitet. Att kommunicera bör därmed betyda att minst två parter är både sändare och mottagare av budskap.
Kanske kan man också ställa kravet på kommunikation att de i meningsutbytet eller dialogen – detta vackra ord – deltagande parterna sedan kommunikationen avslutats har inhämtat något som kan beskrivas som ökat vetande, större förståelse eller var för inte till och med insikt i något som tidigare har varit förborgat.
Men kan vi trovärdigt säga att när vi numera ständigt i teknisk mening kommunicerar så har en mängd problem i vardagen upphört att vara problem? För att det ska vara sant måste vi nog inte bara bli tydligare. Jag tror att vi också behöver övervinna en del svårigheter som har att göra med kulturella och andra erfarenheter och en del spratt som det svenska språkets ordfattigdom orsakar.
Så det är svårt med kommunikation.
Många nickar säkert instämmande. Låt mig berätta en episod ur mitt liv som illustrerar lite av det jag menar. Vid ett tillfälle när jag arbetade i Försvarsmakten fick jag ett telefonsamtal från en medarbetare: ”P4 har ringt och ställer några frågor.” Jag bad att få kolla upp en del uppgifter och sedan ringa tillbaka. Det var en medarbetare till mig som fått samtalet och nu ville han stämma av med mig innan han ringde tillbaka.
Det var föredömligt korrekt hanterat var min första tanke. Sedan gick vi igenom svaren han skulle lämna. Vi lade på och en kollega kom förbi – en officer och inte civilanställd som jag. Jag berättade vad som var på gång och sa sedan lätt orolig ”vart ska det här ta vägen nu, P4 är på jakt efter något”. Min kollega lutade sig tillbaka och log brett. ”Lisbeth, P4 är ett förband som ligger i Skövde”. Jag som inte hade tänkt på något annat än radiokanalen P4 och deras förmodade nyhetsredaktion. Mina tidigare erfarenheter styrde mig helt till radion. Som ny i Försvarsmakten hade jag inte en tanke på förbandsverksamheten.
Ja, det är lätt att missförstå varandra. Hur många missförstånd uppstår inte via alltför kortfattade mail och SMS. Här har jag vid ett annat tillfälle råkat ut för att en i mitt tycke skämtsam kommentar uppfattades helt fel. Det tog ett par veckor att reda ut missförståndet. Jag hade ju inte ens förstått att och ännu mindre varför en medarbetar var fly f-d på mig vilket gjorde att det tog extra långtid att reda upp missförståndet. Mail och SMS är givetvis alldeles utmärkta kommunikationsverktyg men risken för missförstånd är uppenbar.
Samtal gör mycket för att vi skall förstå varandra. Nyligen hade jag en genomgång med en leverantör som inte tagit hem ett anbud. Vad skall jag tänka på nästa gång jag lämnar anbud var hans fråga till mig? Vi satte oss ner och gick igenom hans anbud, han tackade och gick. Strax efter kom ett mail där han återigen tackade för att jag tagit mig tid och gett honom svar på hans funderingar. Trevligt!
Vi upphandlare jobbar efter ett regelverk där det oftast inte är tillåtet att förhandla, dvs. att prata med varandra. Det är det skrivna ordet som skall gälla. Det säger sig självt att det lätt blir missförstånd. Jag har nyligen hjälpt familjemedlemmar att lämna anbud och då insett hur svårt och krångligt det kan upplevas för företagare. Vi tycker att vi är kristallklara i våra förfrågningsunderlag, men så är det nog inte alltid, tyvärr. Jag inser givetvis att anbud inte kan lämnas muntligt men vi borde ägna mer kraft åt kommunikation, dvs. ett dubbelriktat flöde av information.
Det är inte lätt att vara leverantör och läsa förfrågningsunderlagen och det är inte alltid så lätt att som upphandlare förstå vad som står i anbuden. En bit på vägen kan då vara att tillåta förhandlingar vid fler tillfällen än idag. ”Jag såg dig i land häromdagen”, sa en väninna till mig nyligen. ”Vad då”, svarade jag, ”jag har väl inte varit till sjöss?” ”Nej, men i tidningen Land förstås”, sa väninnan. Tablå!
Lisbeth Johnson
Upphandlingschef i Halmstads kommun
och ordförande i SOI
